Verfahrensdokumentationen
Worum geht es bei einer Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation nach den gültigen GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen der Gesetze für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Mit der voranschreitenden Digitalisierung wird es immer schwieriger, eine den Anforderungen der Finanzverwaltung ordnungsgemäße Buchführung zu erstellen. Für viele Unternehmer ist daher der Gedanke an die nächste Betriebsprüfung der reinste Horror und meist mit großen Bauchschmerzen verbunden.
Darum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig!
Die Finanzverwaltung prüft im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat, ergibt sich seit dem 01. Januar 2015 aus den sogenannten GoBD. Diese GoBD-Vorschriften legen unter anderem fest, dass jedes Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation haben und einhalten muss. Fehlt ein solche, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen.
Das Erste, was Betriebsprüfer schon heute bei einer Prüfung anfordern, ist eben diese Verfahrensdokumentation. Denn diese Verfahrensdokumentation ist eine Art Bedienungsanleitung oder Handbuch dafür, wie ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist, wer verantwortlich ist und z. B. welche Software (Haupt-, Vor- und Nebensysteme) zum Einsatz kommt.
Sollte der Betriebsprüfer dann die Buchführung wegen formeller Mängel verwerfen, drohen immense Hinzuschätzungen und Mehrergebnisse. Deshalb ist es nunmehr unbedingt vonnöten, eine den GoBD-Vorschriften entsprechende Verfahrensdokumentation vorweisen zu können.
Besonders wichtig ist eine Verfahrensdokumentation zukünftig bei der Nutzung von Registrier- und PC-Kassen. Vor dem Hintergrund des neuen Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist es gerade in bargeldintensiven Betrieben von erheblicher Bedeutung Verfahrensdokumentationen zu erstellen.
Der Gesetzgeber hat der Betriebsprüfung des Weiteren ab dem 01. Januar 2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet, in der ebenfalls eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.
Welche Haupt-, Vor- und Nebensysteme sollten in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden?
- Zeiterfassungssysteme
- Kassensysteme
- Warenwirtschaftssysteme
- Fakturierprogramme
- Dokumenten-, Datensicherung und Archivierung
- EDV-Schnittstellen
- usw.
Welche Vorteile kann das Erstellen einer Verfahrensdokumentation für das Unternehmen sonst noch haben?
Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich, die Verfahrensdokumentation vorrangig auch im eigenbetrieblichen Interesse erstellen zu lassen.
Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Neuerungen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation.
Eine entsprechende Verfahrensdokumentation beinhaltet zudem für den Unternehmer wichtige Informationen zur Transparenz der internen Verfahren, sowie für das Risiko- und Qualitätsmanagement und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse. Oftmals werden auch Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen im Unternehmen ersichtlich